Transfer VIP dall'aeroporto di Sofia: accogliere un cliente come si deve

C'è una prenotazione che vale la pena fare bene: qualcuno importante per la vostra attività atterra all'aeroporto di Sofia e la prima cosa che gli capita in Bulgaria è la vostra organizzazione dei trasporti. Un cliente, un investitore, un partner, un candidato che volete assumere. Il transfer costa poco rispetto a quanto vale la visita, ed è la parte che più facilmente vanifica tutto il resto.

Ecco come organizzare quell'accoglienza perché faccia ciò per cui esiste.

Cosa va storto davvero

Raramente l'auto. Quasi sempre una di quattro cose.

• Nessuno è dentro l'aerostazione. Il conducente è a un posteggio, in un parcheggio o gira in tondo, e l'ospite è in area arrivi con il telefono in roaming.
• Il volo era in ritardo e la prenotazione no. Un prelievo fissato sull'orario programmato è un prelievo già ripartito.
• Il cartello è sbagliato. Il nome dell'azienda invece di quello del passeggero, o una grafia che non riconosce a colpo d'occhio.
• Il numero è di chi ha prenotato. Che è in riunione, in un altro paese o addormentato.

Ognuna di queste si decide alla prenotazione, non il giorno stesso.

Come si svolge l'accoglienza

L'autista accoglie il passeggero dentro l'area arrivi con un cartello con il nome — non fuori e non a un posteggio. Il volo è monitorato, quindi il prelievo segue l'arrivo reale e non quello programmato, e le prenotazioni aeroportuali includono 60 minuti di attesa gratuita dal momento dell'atterraggio. Coprono una coda lenta al controllo passaporti e un nastro bagagli pieno con margine.

L'email di conferma contiene il numero dell'autista. Mandatelo all'ospite prima che parta: chi ha il numero in posta prima del decollo non si perde mai davvero.

Quale auto, e perché di solito è la EQS

Per un transfer di routine di un dipendente, la EQE a 66 EUR dall'aeroporto a Sofia è la risposta sensata e nessuno ci penserà più.

Per un'accoglienza in cui l'arrivo fa parte dell'impressione, la EQS a 95 EUR è quella da prenotare. Porta gli stessi tre passeggeri e due bagagli della EQE; a cambiare è il registro dell'auto che aspetta. Fra le due ci sono 29 EUR su una corsa aeroportuale: non una cifra su cui convenga ottimizzare quando la visita vale quello che vale.

Per due o più ospiti in arrivo insieme, o per chi ha bagagli veri, la EQV a 86 EUR porta cinque passeggeri e cinque valigie grandi.

Prenotare per conto di qualcun altro

Quattro dettagli, e farli bene è tutto il lavoro.

1. Il nome del passeggero, scritto come lo riconoscerebbe all'istante. È quello che va sul cartello.
2. Il numero del passeggero, non il vostro. L'autista deve raggiungere la persona che è in aeroporto.
3. Il numero del volo. È ciò che collega la prenotazione all'orario reale di arrivo e fa funzionare il monitoraggio.
4. La destinazione vera. Hotel o ufficio, per esteso. Se c'è una riunione direttamente dall'aeroporto, ditelo: non cambia nulla sul prezzo e cambia tutto su come l'autista pianifica la corsa.

Potete prenotare e pagare a vostro nome mentre viaggia l'ospite; la conferma arriva a voi e inoltrate la parte che gli serve.

Istruire l'autista

Breve e specifico batte lungo e generico. Utile nelle note: se l'ospite parla bulgaro o inglese, se va direttamente in riunione e preferirebbe un viaggio silenzioso, se qualcun altro sale a una seconda fermata e se c'è un orario entro cui deve essere a destinazione.

Tutto ciò che si dice in auto resta lì. Gli ospiti fanno telefonate tra aeroporto e ufficio, e le auto elettriche sono abbastanza silenziose da permetterlo: su un transfer verso il centro sono venti minuti utili anziché venti persi.

Com'è la prima ora dell'ospite

Vale la pena immaginarla, perché è ciò che state comprando davvero.

L'aereo tocca terra e l'attesa gratuita parte da quel momento, non dall'ora sulla prenotazione. Quando il vostro ospite raggiunge la sala, l'autista è già in piedi dove escono gli arrivi, con il suo nome. Nessuna telefonata, nessun parcheggio, nessuna coda e nessuna decisione da prendere da stanchi.

I bagagli vengono presi. L'auto è a pochi passi ed è già aperta. Se l'ospite va direttamente in riunione l'autista lo sa, e i venti minuti verso il centro sono utilizzabili anziché spesi a spiegare.

L'intera sequenza costa 95 EUR in EQS. È la parte più economica della visita e quella che l'ospite racconterà a qualcun altro.

Il seguito, e il ritorno

Prenotate la partenza insieme all'arrivo. La tratta in uscita è quella a cui si pensa tardi, e un ospite che si organizza da solo il rientro in aeroporto alle 05:00 è il modo in cui una visita altrimenti impeccabile va sprecata.

Se la visita comprende più riunioni in una giornata, prenotate l'auto a ore — 105 EUR l'ora per la EQS, 55 EUR per la EQE, minimo un'ora. L'auto resta con l'ospite fra gli appuntamenti, il che toglie una decisione da ogni pausa del programma e di solito costa meno dell'equivalente insieme di transfer separati.

Se la visita lascia Sofia

Sofia – Plovdiv sono 151 km e circa 1 h 45 da 238 EUR; aeroporto di Sofia – Plovdiv costa 231 EUR. Sofia – Burgas sono 385 km e circa 3 h 40 da 430 EUR. Su quelle distanze l'alternativa è un volo interno o un'auto a noleggio, e il transfer vince porta a porta contro il primo e sul tempo di lavoro utilizzabile contro la seconda.

Cosa comprende

IVA, pedaggi e oneri dentro la tariffa indicata. Acqua. Accoglienza con cartello nominativo. Monitoraggio del volo con 60 minuti di attesa gratuita dall'atterraggio. Cancellazione gratuita fino a un'ora prima del prelievo. Conferma immediata via email, nessun account necessario e nessun supplemento per un arrivo notturno o nel fine settimana.

Domande frequenti

Cosa succede se il volo è molto in ritardo?

Il prelievo si sposta con l'arrivo monitorato e non c'è nulla da riprenotare. Per un dirottamento o una cancellazione chiamateci: sposteremo la prenotazione sul nuovo arrivo anziché addebitare il vecchio.

L'autista può aspettare più di un'ora?

Sì, ed è meglio concordarlo che darlo per scontato. Se prevedete un arrivo lento, ditelo alla prenotazione.

Posso pagare il transfer di un ospite senza che veda il prezzo?

Sì. Prenotate e pagate voi; la conferma arriva a voi. Inoltrate i contatti dell'autista e nient'altro.

Accogliete anche voli privati o d'affari?

Chiedetelo alla prenotazione indicando i dettagli dell'arrivo: è un'altra parte dell'aeroporto e conviene organizzarla espressamente.

Una prenotazione può coprire più ospiti su voli diversi?

No: ogni arrivo richiede la propria auto e il proprio volo monitorato. Prenotateli separatamente e diteci che appartengono alla stessa visita.

Come si organizza

Inserite il volo, i dati del passeggero e la destinazione, scegliete una classe e il prezzo si fissa in quel momento. Il servizio aeroportuale più ampio è sulla pagina transfer VIP dall'aeroporto, e l'accoglienza ricorrente di ospiti di solito si imposta meglio tramite il trasporto aziendale.